Les webinaires font désormais partie de la stratégie de communication de nombreuses entreprises, et ils ne sont pas près de disparaître. Mais ils restent un exercice périlleux : trop souvent vus comme une simple réunion Zoom améliorée, ils sont mal préparés, mal anticipés, mal mis en scène.
Voici comment mettre toutes les chances de votre côté pour réussir vos événements en live stream, de la préparation jusqu’à l’après-direct.
01 Retenir l’attention
Bien souvent, les spectateurs ne regardent pas un webinaire en entier : beaucoup naviguent sur d’autres fenêtres de leur navigateur pendant le direct. Tout l’enjeu est de les garder avec vous.
Intégrez des moments d’interaction
Susciter l’engagement est l’une des clés pour maintenir l’intérêt de vos spectateurs. Prévoyez dès la préparation des sondages ou des sessions de questions-réponses, posées et traitées en direct. Placez-les à différents moments du webinaire, pour alterner présentations et temps d’échange.
Faites preuve de créativité
C’est à vous de capter l’attention de vos spectateurs, et non l’inverse. Pensez au rythme de votre événement : évitez les longs monologues et les présentations interminables, qui feront décrocher votre audience, et alternez les présentations avec des vidéos ou d’autres contenus (interventions à distance, animations, concours…).
02 Attirer un public
Pour un webinaire réussi, il faut un public. Or votre cible a souvent une vie bien remplie, et peu de temps à accorder à votre événement.
Pour un chargé de communication, rien n’est plus frustrant que de préparer un événement pendant des semaines, voire des mois, et de le voir manquer ses objectifs le jour J : peu de public, peu d’interactions, un webinaire qui semble n’intéresser personne.
Un processus d’inscription simple
Certaines plateformes sont mieux conçues pour les webinaires que d’autres : elles encadrent votre événement avec un système d’inscription, des rappels par e-mail, un habillage et bien d’autres options. On peut citer par exemple Livestorm ou Vodalys Studio, mais il en existe d’autres.
Rendez l’inscription simple et rapide, sans demander trop d’informations à vos futurs spectateurs.
Quatre e-mails de rappel
L’inscription a souvent lieu plusieurs semaines avant le jour J. Il faut donc relancer les inscrits pour qu’ils soient bien présents au moment du direct, et le meilleur moyen reste l’e-mail. Je vous recommande d’en envoyer quatre :
| Quand | Quel e-mail |
|---|---|
| À l’inscription | La confirmation, avec si possible un fichier .ics pour ajouter l’événement à l’agenda |
| Une semaine avant | Un rappel qui peut être interactif, en invitant à répondre à quelques questions |
| La veille | Un rappel du rendez-vous |
| Une heure avant | Le dernier rappel, avec le lien de visionnage |
03 Le jour du direct
Le direct, c’est forcément du stress : une connexion internet instable, des invités absents ou en retard, des micros en panne… On appelle ça les aléas du direct. Heureusement, il existe des moyens de limiter ces incertitudes.
Faites des répétitions
Vérifiez le déroulé complet de votre événement en organisant des répétitions. L’animateur et les invités y gagnent en confiance, et l’équipe en régie comprend mieux le déroulé : elle anticipe ainsi les changements de caméras, les lancements de sujets vidéo et les différents trucages.
Les répétitions permettent aussi de vérifier le rythme de l’événement, et de corriger les passages trop longs ou ennuyeux pour le public.
Astuce de pro Testez tout le matériel en conditions réelles. Un micro HF peut parfaitement fonctionner seul, et ne plus marcher du tout quand les autres sont allumés.
Travaillez avec des professionnels
Gérer un événement en live stream ne s’improvise pas : faites confiance à des professionnels du live stream. Eh oui, chacun son métier.
Ils viendront avec l’équipe et le matériel nécessaires (caméras, lumière, régie, micros…), mettront votre événement en image et en lumière, et vous conseilleront sur la mise en scène. Ils géreront aussi la connexion internet, avec la possibilité de prévoir des solutions de secours.
Dynamisez l’image
Plus vous aurez de caméras, plus la réalisation pourra être dynamique : le réalisateur pourra varier les cadres. Pour vous donner un exemple, sur un plateau de JT traditionnel, on trouve facilement plus d’une dizaine de caméras, et très souvent une grue.
Ne lésinez donc pas sur le nombre de caméras : une réalisation dynamique sert le propos et aide à capter l’attention du spectateur.
Enregistrez en avance
Autre moyen de dynamiser votre événement : l’entrecouper de sujets vidéo et de jingles. Ils emmènent le spectateur ailleurs pendant quelques minutes et relancent son attention ; rien de pire qu’un plateau interminable sur un même sujet.
Ces vidéos vous permettent aussi de changer la configuration du plateau, en faisant entrer ou sortir des invités, et de laisser les intervenants reprendre leur souffle.
04 Mesurer l’engagement
Organiser un événement virtuel est compliqué ; en mesurer les retombées, en termes de retour sur investissement, l’est encore plus. Il existe néanmoins quelques pistes pour obtenir des résultats, même une fois le webinaire terminé.
Mettez le replay en ligne rapidement
Le replay est souvent une forte source d’engagement : votre public peut voir ou revoir l’événement au calme, à l’heure qui lui convient le mieux. Mettez-le en ligne au plus vite, pour qu’il ne tombe pas dans l’oubli.
Exploitez les données analytiques
Les données analytiques de votre événement en disent long sur votre audience, et presque toutes les plateformes les fournissent. Vous connaîtrez votre taux d’engagement moyen, les moments où les spectateurs ont décroché, ceux qui ont été les plus actifs pendant les moments d’interaction… Servez-vous-en pour progresser sur votre prochain live stream.
Ce qu’il faut retenir pour réussir son webinaire
- Rythmez votre webinaire : des interactions régulières, pas de longs monologues, des vidéos pour relancer l’attention.
- Choisissez une plateforme avec inscription simple, et envoyez quatre e-mails de rappel.
- Répétez en conditions réelles, matériel compris.
- Confiez la réalisation à des professionnels, avec assez de caméras pour varier les cadres.
- Publiez le replay rapidement et analysez les données pour progresser.
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